Eine Reisekostenabrechnung, wie sie sein sollte.

So funktioniert’s.

Reisekosten flexibel in Mappen anlegen.

Du kannst deine Reisekosten in Form von Mappen anlegen. Eine Mappe kann z.B. für eine Reise, ein Projekt oder einen Geschäftsmonat genutzt werden - je nachdem welches Format für Dich und Deine Firma am Besten passt. Wir machen Dir keine Vorgaben, die für Dich nicht passen.

Screen folders
Ein Ort für alle Kostenarten.

In einer Mappe kannst du diverse Kostenarten erfassen, von generellen Ausgaben zu Verpflegungsmehraufwänden und Kilometern, welche automatisch mit den gesetzlich vorgegebenen Pauschalen berechnet werden.

Screen all categories
Einfach Ausgaben erfassen.

Du erfasst einen Beleg, indem du Informationen wie das Belegdatum und den Betrag hinterlegst, angibst durch wen die Ausgabe verauslagt wurde (Mitarbeiter, Firma oder via Firmen-Kreditkarte) und ob die Ausgabe bspw. an einen Kunden weiterverrechnet werden soll. Natürlich kannst du auch gemeinsam mit anderen Mitarbeitern Kosten auf das gleiche Projekt buchen. Dafür kann das Backoffice in der Team-Verwaltung Projekte anlegen und damit buchbar machen. Zum Schluss lädst du noch den Beleg hoch. Ein Tipp: Mit deiner persönlichen Mailin-Adresse kannst du Belege auch bequem per E-Mail an den Reisekosten-Gorilla senden.

Screen new expense
Komfortabler Import von Ausgaben.

Das manuelle Erfassen von Ausgaben ist mühselig. Wir machen es Dir einfach über diverse Import-Funktionen. Zum einen kannst Du elektronisch erfasste Belege komfortabel aus deinem E-Mail-Programm an Deine persönliche Mailin-Adresse weiterleiten. Zum Anderen kannst Du Ausgaben von deiner AirPlus-Kreditkarte in den Reisekosten-Gorilla importieren und einfach bestehenden oder neuen Kostenpositionen zuordnen.

Screen inbox
Abrechnungen papierlos einreichen.

Sobald eine Mappe vollständig ist, kannst Du diese im Reisekosten-Gorilla einreichen. Sie ist dann für das Backoffice in der Reisekostenübersicht des Teams sichtbar und kann dort weiter verarbeitet werden. Und wenn sich mal ein Fehler in Deiner eingereichten Mappe einschleicht, geht nicht sofort die Welt unter. Dein Backoffice kann Dir Deine eingereichte Mappe wieder zur Bearbeitung freigeben, so dass Du Deinen Fehler einfach korrigieren kannst.

Screen submission
Alles übersichtlich im Backoffice-Modus.

Im Backoffice-Modus können eingereichte Mappen eingesehen, exportiert und als erledigt markiert werden. In der Kostenübersicht können eingegangene Reisekosten beispielsweise nach Mitarbeitern oder Kostenarten gefiltert werden. Sofern AirPlus-Ausgaben bestehen, können diese via Umsatzimport in den Reisekosten-Gorilla reingeladen werden.

Screen backoffice
Mit der Team-Verwaltung alles im Griff.

Eine Lösung - viele Ansichten. In der Team-Verwaltung können verschiedene Rollen vergeben werden: “Mitarbeiter” legen Reisekosten an, das “Backoffice” kann Reisekosten des Teams zur Abrechnung einsehen und der “Administrator” kann neue Benutzer anlegen und per E-Mail in das Team einladen. In der Team-Verwaltung können auch neue Projekte (alternativ Kunden oder Kostenstellen) als Buchungs-Kategorien für die Mitarbeiter eingerichtet werden.

Screen team settings
Reisen in mehreren Teams.

Du bist großer Fan des Reisekosten-Gorillas und möchtest ihn mit weiteren Teams nutzen? Kein Problem. Du kannst mit Deinem bestehenden Account für mehrere Teams Reisekosten verwalten. Wähle bei der Anmeldung einfach das gewünschte Team aus. Und los geht’s.

Screen team switch

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Wir brauchen nur einen Teamnamen, Deine E-Mail-Adresse und dann kann’s losgehen.
Keine Bankverbindung oder Kreditkarte erforderlich.

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