Datenschutzhinweise

für Reisekosten-Gorilla

Stand: 29.09.2017


1. Zweck

Die innoQ Deutschland GmbH nimmt den Schutz Deiner personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten Dich daher unterrichten, ob und welche Deiner Daten wir erheben, verarbeiten und nutzen, wenn Du die Website reisekosten-gorilla.com besuchst und wenn Du die Reisekosten-Funktionen unter reisekosten-gorilla.com (nachfolgend Dienst genannt) als registrierter Benutzer verwendest. Unsere Verpflichtung hierzu ergibt sich aus dem Telemediengesetz (TMG), dem Rundfunkstaatsvertrag (RStV) und aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

2. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse eines bestimmten oder bestimmbaren Benutzers enthalten. Dazu zählen beispielsweise Dein Name, Deine Wohnadresse, Dein Geschlecht, Dein Geburtsdatum, Dein Alter, Deine Telefonnummer, Deine E-Mailadresse oder Deine IP-Adresse. Diese Auflistung ist nicht abschließend und soll Dir lediglich veranschaulichen, was unter den Begriff der personenbezogenen Daten fallen kann.

3. Datenverarbeitung, wenn Du die Website besuchst

Durch den Aufruf unserer Website erhalten wir Nutzungsdaten, die Dein Browser an unseren Server übermittelt. Hierbei handelt es sich um folgende Informationen:

  • Deine IP-Adresse
  • Typ und Version Deines Browsers
  • Dein Betriebssystem
  • URL der angefragten Seite
  • Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs

Wir werten die vorgenannten Daten allein für statistische Zwecke aus, um die Nachfragen nach unseren Angeboten zu messen und zu verbessern. Soweit wir durch Deinen Seitenaufruf von Deiner IP-Adresse Kenntnis erlangen, wird diese nach Deinem Besuch gelöscht. Wir werden Daten, die wir bei Deinem Besuch protokollieren nur an Dritte weitergeben, soweit

  • wir gesetzlich oder durch eine Gerichtsentscheidung hierzu verpflichtet sind oder
  • wir die protokollierten Daten benötigen, um Angriffe auf unsere Infrastruktur straf- und/oder zivilrechtlich verfolgen zu können
  • oder wir einen Drittanbieter zur Vermarktung oder Messung unserer Aktivitäten nutzen. In diesem Fall wird unten stehend detailliert erläutert wie und welche Daten übertragen werden und wie Du dagegen Widerspruch erheben kannst.

4. Cookies

Wir setzen für die Optimierung unserer Website und zur Ermittlung der Seitenabrufe sogenannte „Cookies“ ein. Cookies sind Textdateien, die auf Deinem Computer gespeichert werden und die uns eine Analyse Deiner Benutzung unserer Website ermöglichen. Wir setzen „Session-Cookies“ und permanente Cookies ein. Session-Cookies werden nach Ende Deines Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Deinem Endgerät gespeichert, bis Du diese löschst. Diese Cookies ermöglichen es uns, Deinen Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen, damit Du Dich z.B. bei jedem Besuch nicht erneut einloggen musst.

Du kannst den Umgang mit Cookies durch entsprechende Einstellungen Deines Browsers beeinflussen. Es ist beispielsweise möglich, Cookies generell oder bezogen auf einzelne Websites anzunehmen oder abzulehnen oder das automatische Löschen von Cookies beim Schließen des Browser zu aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

Mehr über Cookies erfährst Du zum Beispiel bei www.allaboutcookies.org.

5. Datenverarbeitung beim Einsatz von Google-Analytics

Wir benutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“). Google Analytics verwendet ebenfalls Cookies. Diese Cookies speichert Google Analytics auf Deinem Computer, analysiert Deine Benutzung unserer Website und stellt uns das Ergebnis dieser Analyse zur Verfügung.

Die in diesen Cookies gespeicherten Informationen über die Benutzung unserer Website (Typ und Version Deines Browsers, Deines Betriebssystems, die eingegebene URL, Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs, Deine Bildschirmauflösung, demografische Angaben wie Alter, Geschlecht oder Interessen, sowie Deine IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir setzen die Funktion „anonymizeIp“ von Google Analytics ein. Das bedeutet, dass Deine IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übertragung in die USA gekürzt wird. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Indem Du unsere Website nutzt, erklärst Du Dich mit der Bearbeitung der über Dich erhobenen Daten durch Google und der zuvor beschriebenen Art und Weise der Datenverarbeitung zu dem angegebenen Zweck einverstanden. Du kannst die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Deines Browsers verhindern; wir weisen Dich jedoch darauf hin, dass Du in diesem Fall gegebenenfalls einige Funktionen unserer Website nicht nutzen kannst. Du kannst darüber hinaus die Erfassung der durch den Cookie erzeugten und auf Deine Nutzung unserer Website bezogenen Daten (inkl. Deiner IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Du das unter dem folgenden Link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de verfügbare Browser-Plugin herunterlädst und installierst. Du kannst die Erfassung durch Google Analytics auch verhindern, indem Du auf den nachfolgenden Link klickst. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Deiner Daten beim Besuch unserer Website verhindert: Google Analytics deaktivieren

Weitere Informationen zu Google Analytics findest Du in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

6. Datenverarbeitung bei der Nutzung des Kontaktformulars und der Chat-Funktion

Um Dir das Kontaktformular und die Chat-Funktion auf unserer Website zur Verfügung stellen zu können, setzen wir die Technologie der Intercom, Inc., 55 2nd Street, 4th Floor, San Francisco, CA 94105, USA ein. Wenn Du uns per Kontaktformular oder über die Chat-Funktion Anfragen zukommen lässt, werden die von Dir eingegebenen Angaben zur Bearbeitung der Anfrage an Intercom übertragen. Durch die Verwendung des Kontaktformulars erklärst Du dich mit der Verwendung von Intercom einverstanden. Intercom ist nach dem EU-US Privacy Shield zertifiziert und verpflichtet sich dadurch, einen mit dem europäischen Datenschutzstandard vergleichbaren Datenschutzstandard zu wahren. Die Datenschutzhinweise von Intercom findest Du unter: www.intercom.com/privacy. Solltest Du mit uns in Verbindung treten wollen, ohne Deine Daten an Intercom zu übertragen, schreibt uns doch einfach eine E-Mail an info@reisekosten-gorilla.com.

7. Datenverarbeitung, wenn Du den Dienst als registrierter Benutzer verwendest

Nachfolgend klären wir Dich darüber auf, wie wir Deine personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Du den Dienst als registrierter Benutzer verwendest:

a) Registrierung

Für die Registrierung benötigen wir Dein E-Mail-Adresse.

Wenn Du ein neues Team erstellst (Erstregistrierung), musst Du außerdem den Teamnamen festlegen. Jedes Team enthält standardmäßig einen Benutzer. Diesem ist nach der Erstregistrierung zunächst die Benutzerrolle „Administrator“ zugeordnet.

Administratoren können neue Teammitglieder einladen. Dazu musst Du deren E-Mail-Adresse angeben. Optional kann der Administrator auch den Vor- und Nachnamen des neuen Teammitglieds eintragen. Die Benutzerrolle eines neuen Teammitglieds ist zunächst als „Mitarbeiter“ definiert, kann von einem Administrator Deines Teams aber auch auf „Backoffice“ oder „Administrator“ geändert werden.

Nach durchgeführter Registrierung erhältst Du von uns eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, mit der wir überprüfen, ob Du eine gültige E-Mailadresse angegeben hast.

b) Zusätzliche Personenbezogenen Daten der Benutzerrolle „Mitarbeiter“

Bei Benutzern mit der Benutzerrolle „Mitarbeiter“ kann durch einen Administrator oder durch einen „Backoffice“-Mitarbeiter zusätzlich eine Personalnummer eingetragen werden. Es ist außerdem eine Angabe dazu möglich, ob das Teammitglied einen Firmenwagen besitzt. Dies dient dazu, dem Backoffice die Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen zu erleichtern.

c) Datenverarbeitung bei der Reisekostenabrechnung

Wenn Du Deine Reisekosten über die Plattform abrechnest, speichern wir alle von Dir eingegebenen Daten (Kosten für Transport, Übernachtung, Reiseziel, gefahrene Kilometer etc.) und auch die von Dir hochgeladenen Belege. Benutzer Deines Teams mit der Benutzerrolle „Administrator“ oder „Backoffice“ können diese Daten einsehen und für die Reisekostenabrechnung herunterladen.

d) Datenverarbeitung bei der Mitgliedschaft in mehreren Teams

Jeder Benutzer kann Mitglied in verschiedenen Teams sein, um seine Reisekosten gegenüber verschiedenen Unternehmern abzurechnen. Bei einer Mitgliedschaft in mehreren Teams, können nur Administratoren und das Backoffice des jeweiligen Teams auf die dort eingestellten Reisedaten zugreifen.

e) Datenverarbeitung bei der Verwendung der Mail-In Funktion

Wenn Du die Funktion „Mail-In“ dieses Dienstes nutzt, also Belege per E-Mail an Deinen persönlichen Eingang in Reisekosten-Gorilla schickst, erklärst Du Dich damit einverstanden, dass wir zur Bereitstellung dieser Funktionalität die Infrastruktur des Dienstes MailGun Inc., 620 Folsom St, Ste 100, San Francisco, CA 94107, USA nutzen, um Deine E-Mails mit angehängten Belegen an unser System zuzustellen. MailGun Inc. ist nach dem EU-US Privacy Shield zertifiziert und verpflichtet sich dadurch, einen mit dem europäischen Datenschutzstandard vergleichbaren Datenschutzstandard zu wahren. Weitere Hinweise kannst Du der Datenschutzerklärung von MailGun Inc. entnehmen: https://www.mailgun.com/privacy-policy

f) Datenverarbeitung beim Versand von E-Mail-Newslettern

Wir informieren Dich nachfolgend über die Inhalt unseres E-Mail Newsletters. Ferner klären wir Dich darüber auf, wie Du Dich für den Versand unseres E-Mail Newsletters anmeldest, wie der Versand des E-Mail Newsletters erfolgt, was das statistische Auswertungsverfahren ist und wie Du dem Versand des E-Mail Newsletters für die Zukunft widersprechen kannst.

Wir versenden in unregelmäßigen Abständen E-Mail-Newsletter mit hilfreichen Tipps zur besseren Nutzung des Dienstes sowie Hinweisen zu neuen Funktionalitäten.

Du erhältst von uns nur dann Newsletter, sofern Du bei Deiner Anmeldung der Aufnahme in den Newsletter-Verteiler zugestimmt und danach Deine E-Mail-Adresse erneut bestätigt hast („Double-Opt-In“).

Für den Versand von E-Mail-Newslettern nutzen wir den Dienst „MailChimp“ des Unternehmens The Rocket Science Group, LLC, 512 Means Street, Suite 404 Atlanta, GA 30318. Die Rocket Science Group, LLC -, ist nach den Vorgaben des EU-US Privacy Shield zertifiziert und verpflichtet sich damit, einen mit dem europäischen Datenschutzstandard vergleichbaren Datenschutzstandard einzuhalten. Die Datenschutzhinweise zu MailChimp findest Du unter: https://mailchimp.com/legal/privacy/

Wir weisen Dich darauf hin, dass wir Dein Benutzerverhalten beim Bezug unseres E-Mail Newsletters auswerten können. In unseren E-Mail Newslettern sind kleine Dateien enthalten. Diese nennt man „web-beacons“. Mit Hilfe dieser „web-beacons“ können wir feststellen, ob Du z.B. unseren E-Mail Newsletter geöffnet hast oder ob und ggf. wann Du auf einen Link im E-Mail Newsletter geklickt hast. In diesem Fall erhalten wir Informationen über den Browser, den Du benutzt, Informationen über Dein System oder auch Deine IP-Adresse. Wir werten die vorgenannten Daten allein für statistische Zwecke aus, um die Nachfragen nach unseren Angeboten zu messen und zu verbessern.

Du erklärst Dich durch die Anmeldung für unseren E-Mail Newsletterversand mit der vorstehend beschriebenen Datenverarbeitung zu dem angegebenen Zweck einverstanden. Du kannst unseren E-Mail Newsletter jederzeit abbestellen. Bitte klicke hierzu auf den Link, der in jedem unserer E-Mail Newsletter enthalten ist. Indem Du den E-Mail Newsletter abbestellst, erlischt auch Deine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten.

g) Datenverarbeitung bei der Verwendung einer AirPlus-Kreditkarte

Wenn Du eine AirPlus-Firmenkreditkarte verwendest, können die Backoffice-Mitarbeiter Deine Umsätze in reisekosten-gorilla.com importieren und Deinem Benutzerprofil zuordnen. Dort kannst Du Deine Belege den Kreditkartenumsätzen zuweisen und Deine Reisekostenabrechnung einreichen.

h) Speicherdauer nach Ablauf des Testzeitraums

Solltest Du Dich nach dem Ablauf des Testzeitraums entscheiden, die Dienstleistungen unter reisekosten-gorilla.com nicht mehr zu nutzen, werden wir Deine (personenbezogenen) Daten (Team, Reisekosten, Benutzer, etc.) zunächst für die weitere Verwendung sperren. Deine bisherigen Daten (Team, Reisekosten, Benutzer, etc.) kannst Du wieder nutzen, wenn Du Dich für eines der kostenpflichtigen Pakete entscheidest.

Gerne löschen wir Deine (personenbezogenen) Daten (Team, Reisekosten, Benutzer, etc.). Schreib uns hierzu eine E-Mail unter kontakt@reisekosten-gorilla.com.

9. Datenverarbeitung, wenn Du kostenpflichtige Pakte unter reisekosten-gorilla.com nutzen willst

a) Wir werden nur solche Deiner personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen, damit wir unsere Dienstleistung Dir gegenüber erbringen und abrechnen können.
Du kannst jederzeit unentgeltlich die zu Deiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten bei uns einsehen. Bitte richte Deine Anfrage an kontakt@reisekosten-gorilla.com.
Wir verpflichten uns, Deine Daten vorbehaltlich einer anderweitig erteilten Einwilligung nur für die Erfüllung der Zwecke nach diesem Datenschutzhinweis zu verwenden, das Datengeheimnis zu wahren und unsere Mitarbeiter entsprechend zu verpflichten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

b) Bei Zahlung per Kreditkarte geben wir im Rahmen der Zahlungsabwicklung Deine Zahlungsdaten Kreditkartendaten (Kartennummer, Gültigkeitsdatum, evtl. Prüfnummer), Deine bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse, den Namen Deines Teams sowie die Anzahl der Benutzer pro Team an den Zahlungsdiensteanbieter Stripe Payments Europe Ltd, Block 4, Harcourt Centre, Harcourt Road, Dublin 2, Ireland weiter. Dessen Datenschutzerklärung findest Du unter folgendem Link: https://stripe.com/de/privacy

10. Links zu anderen Websites

Wir verlinken Websites anderer, mit uns nicht verbundener Anbieter (Dritter). Wenn Du diese Links anklickst, haben wir keinen Einfluss mehr darauf, welche Daten durch diese Anbieter, erhoben und verwendet werden. Genauere Informationen zu Datenerhebung und -verwendung findest Du in der Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters. Wir übernehmen für die Datenerhebung und -verarbeitung durch Dritte keine Verantwortung. Wir weisen Dich jedoch im Rahmen des technisch Möglichen deutlich darauf hin, dass Du auf einen Drittanbieter zugreifst.

11. Regelmäßige Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für uns als Anbieter von Dienstleistungen unterliegen naturgemäß Änderungen und Anpassungen. Diese Änderungen und Anpassungen machen es von Zeit zu Zeit erforderlich, diese Datenschutz-hinweise zu aktualisieren. Wir werden eventuelle Änderungen gegenüber unseren registrierten Benutzern vor Inkrafttreten ankündigen. Solltest Du mit eventuellen Änderungen nicht einverstanden sein, kannst du von Deinem Sonderkündigungsrecht Gebraucht machen. Kontaktiere uns dafür einfach eine E-Mail mit deinem Anliegen unter kontakt@reisekosten-gorilla.com. Indem Du reisekosten-gorilla.com nach der Aktualisierung der Datenschutzhinweise weiter verwendest, erklärst Du Dich mit den Änderungen einverstanden. Den aktuellen Stand erkennst Du an der Zeile „Stand: ...“ am Anfang dieser Datenschutzhinweise.